Престижность вакансии одно из важнейших требований современного молодого человека (соискателя). Но многие упускают весьма перспективные предложения, будучи в плену стереотипов. Так, та же должность помощника руководителя в 88% случаев (итоги исследования ВЦИОМ от 2017 года) рассматривается исключительно как секретарская работа.
Учитывая, что данная должность представлена более чем 10 направлениями и может оплачиваться окладами от 70 до 100 тысяч рублей, данное представление можно и надо назвать ложным. Кто он помощник руководителя, какие к нему выдвигаются требования, чем он занят (что понимать под служебными поручениями)?
Виды помощников руководителя
Чаще данная должность встречается в штате средних и крупных предприятий. Вариантов ее описаний много, как и видов работы. Наиболее распространены:
- Вакансия личного помощника специалиста, который исполняет преимущественно частные поручения начальника.
- Бизнес-ассистент. Это, по сути, личный консультант и правая рука руководства.
- Требования к помощнику руководителя такого порядка очень высоки (от высшего образования до опыта работы в предпринимательстве, успешной практики менеджмента на крупных предприятиях).
- Секретарь-ассистент. Отвечает за обеспечение офиса общего и руководителя необходимыми условиями.
- Секретарь-референт. Референтом обычно называют специалистов, выполняющих текущие механические действия, сортировку корреспонденции, прием звонков.
- Офис-менеджер.
- Менеджер по делопроизводству. Может совмещать функции архивариуса, секретаря, ответственен за ведение документации.
Что входит в спектр обязанностей
Набор конкретных задач определяется видом деятельности.
- Личный ассистент бронирует билеты для начальника (самолет, театр), заказывает столик ресторана для переговоров, составляет личное расписание, может развозить детей по местам учебы. Этот специалист подчиняется непосредственно руководству и не исполняет поручения других сотрудников.
- То же касается бизнес-ассистента. Он уполномочен исполнять требования только своего прямого начальника. Функции: подготовка материалов для переговоров, независимый анализ, сбор данных по поручению. Часто бизнес-ассистент подменяет руководителя на важных встречах.
- Секретарь-помощник встречает посетителей, заботится об их комфорте, печатает письма, передает руководству корреспонденцию, заказывает мебель в офис, контролирует доставку питания, может взять на себя заказ билетов для командировочных или руководства.
- Референт занимается корреспонденцией и звонками.
- Офис-менеджер обслуживает корреспонденцию, отвечает за работоспособность офиса, собирает базу сервисов для обслуживания систем, часто занимается выбором обслуживающего персонала.
- Делопроизводитель ведет архив, сортирует документацию, проверяет правильность заполнения документов, фиксирует передачу дел в архив.
Требования к образованию
В 90%+ случаев на должность ассистента руководителя авторитетной компании принимают только соискателей с высшим профильным образованием. С какой подготовкой можно начать карьеру с данной позиции? Компетентные помощники в Синергии выпускаются на факультете:
- Экономики (бизнес-ассистент, личный, референт).
- Управления (секретарь, офис-менеджер, личный помощник).
- Бизнеса (бизнес-ассистент).
Требования к личным чертам
Основное требование к ассистенту руководителя (помощнику главы отдела, директора) исполнительность. Это должен быть исключительно пунктуальный организованный собранный человек, способный грамотно распланировать предстоящую поездку начальства на переговоры и все для нее подготовить.
Очень важна привлекательная внешность, опрятность, эрудиция, коммуникабельность. Хороший помощник это тот человек, который вызывает доверие непосредственного руководства. Доверительные отношения с начальством необходимое условие карьерного роста и высокой оплаты труда ассистента.