Сезон отпусков и поездок к морю в самом разгаре. Однако перед отпуском всегда нужно сделать намного больше, чем вы можете. Что-то делается быстро и не очень качественно, что-то обязательно не успеется, руководство недовольно и настроение перед отпуском испорчено. А по возвращению вам придется разгребать гору дел, которые никто не будет делать в ваше отсутствие и первая же неделя после отпуска перечеркнет весь отдых.
Как же минимизировать все негативные моменты на работе, которые гарантированно начнутся в связи с отпуском? Сначала важно понять тот факт, что накануне отпуска у вас не вырастут крылья, вы не станете работать быстрее и соображать лучше. Потому не нужно пытаться сделать то, на что обычно уходит неделя за пару дней. Не собирайтесь перевернуть гору работы за пару дней, вытаскивая давно висящие и откладывающиеся проблемы.
Важно подготовиться так, чтобы у вас был запас в несколько дней на тот случай, если в последний момент руководитель вспомнит, что хотел поручить вам очень важное дело или кто-то из коллег не примчится с просьбой, отказать в которой нельзя. Если получится, то стоит предусмотреть, что именно вам могут подкинуть в последний момент, если, конечно, не произойдет никакого форс-мажора и подготовиться.
Совет первый оставьте себе дополнительное время
Это просто необходимо сделать, если вы не хотите носиться все последние перед отпуском дни с сумасшедшей скоростью и в итоге все же оставить коллегам пару хвостов. Помните, что работа, сделанная в спешке, может иметь очень нехорошие последствия для вашей карьеры. Кроме того, стоит учитывать особенности взаимодействия в коллективе, собственную способность отказывать и делать другие поправки на ветер в зависимости от этих обстоятельств. То есть в любой непонятной ситуации добавляйте себе день-два.
Совет второй передавайте дела коллегам
Найдите себе замену на время отпуска. Хорошо, если у вас в компании передача дел отсутствующего сотрудника осуществляется по всем правилам, если нет придется организовать все самостоятельно. Для этого сначала согласуйте все с руководством, а затем подыщите подходящую кандидатуру. Не стоит в последний момент передавать дела кому попало.
Важно, чтобы этот человек не только отвечал на звонки, которые будут поступать на ваше имя, но и подхватил часть дел, чтобы вам не пришлось разгребать гору всего по возвращении. Взамен вы можете пообещать коллеге заменить его, пока он будет в отпуске.
Мало передать дела, необходимо и оговорить зону ответственности. Так будет меньше шансов того, что по возвращении вы найдете все ту же гору. Ведь если никакой ответственности не будет, то и делать, вроде как не надо. А причины не сделать всегда найдутся и все они сплошь будут объективными и важными. Если вы не уверены, что удастся договориться с коллегой о конкретной ответственности, попробуйте решить этот вопрос через руководителя. Это важно.
Совет третий подготовьте план и объективный перечень дел
Все мы постоянно пишем списки и даже когда не пишем, пытаемся удержать перечень дел в голове. Но когда мы составляем список дел, которые необходимо сделать перед отпуском, мы пишем туда все что можно. Даже то, что откладывали последние два года. Глядя на эти многочисленные листы, заполненные мелким шрифтом, мы начинаем задумываться о том, не отказаться ли от отпуска.
Нет, отказываться не надо, достаточно написать правильный писок. В конце концов, вы ведь не на год уезжаете, не нужно пытаться успеть абсолютно все. Важно планировать дела так, чтобы объективно успеть их сделать до отъезда. Не нужно думать, что перед отпуском у вас включится турбо-режим, скорее наоборот, желание что-то делать будет угасать с каждым днем приближения отпуска. Да и сам по себе список дел из сотни пунктов способен загнать вас в депрессию. Все равно все успеть невозможно.
Еще один важный момент составляя список первоочередных дел, которыми нужно будет заняться после отпуска, пишите разборчиво и понятно. Ведь после кардинальной смены обстановки вы можете не вспомнить, зачем пятнадцатым пунктом написана эта аббревиатура и что означает незнакомое вам имя рядом со словом отчет в двадцатом пункте.
Ну и разумеется, списков должно быть два: один с делами, которые нужно сделать до отпуска и второй на после отпуска. Когда все свалено в кучу разобраться попросту невозможно. Если дела необходимо завершить к какой-то дате, то дату эту обязательно следует указать тоже.
Запланировать дела и составить их список мало, необходимо еще и придерживаться его. Если написать список дел, которые потом не делать, то беготни, сорванных дедлайнов и неприятных разговоров с начальством не избежать. Правильный подход:
- сделать список дел, которые нужно завершить до отпуска,
- в первый день отпуска провести его ревизию,
- если что-то оказалось несделанным, перенести его в список дел, которые будут делаться после отпуска,
- в первый день после выхода на работу провести ревизию списка дел и расставить приоритеты.
По возвращении первые несколько дней все будут вам звонить, приходить, что-то просить и о чем-то рассказывать. Но важно успеть поработать со своим списком дел в спокойствии и тишине, поскольку есть риск допустить серьезную ошибку. После отпуска вы наверняка многое не будете помнить и от вашего списка будет зависеть выполнение важных дел в первую очередь. И помните, расслабляться после отпуска не стоит. Решайте задачи вовремя и планомерно, чтобы перед следующим отпуском вам не пришлось бегать и работать в авральном режиме.